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「事後確認支援」の使い方(Ver110626)
「事後確認支援」は、通勤手当、住居手当、扶養手当、単身赴任手当の事後確認作業を支援するソフトです。 初期化使用する前に入力済のデータがある場合、初期化を行いデータを消去しましょう。一度初期化してしまうと、Ｅｘｃｅｌの「元に戻すボタン」をクリックしても、データは元に戻せなくなるので注意しましょう。 職員名簿の入力初期化が終わったら、「Data2」というシートを開いて、Ａ列に職員番号、Ｂ列に職員の氏名を貼り付けてましょう。 確認書類の設定 メニュー画面にある、「確認書類の設定」ボタンをクリックして、事後確認の書類として提出してもらう書類名、その説明を確認しましょう。 最初から書類が登録されていますが、内容を変更したい場合は、その書類を選択して、書類名・説明を入力した後、「修正」ボタンをクリックします。 削除したい場合は、書類を選択して「削除」ボタンをクリックです。 新たに書類を追加したい場合は、「新規追加」ボタンで追加してください。 手当支給状況登録 職員ごとに、支給されている手当を登録しましょう。 まず、職員を左側の表で選択します。 右側に選択した職員の職員番号・氏名が表示されたら 支給されている手当を「○」にして、「登録」ボタンをクリックします。 個人別書類登録 各個人ごとに必要な書類を登録します。 まず、職員番号・氏名をクリックします。 リストに、職員番号・氏名・支給されている手当が表示されます。 職員を選択したら、支給されている手当に合わせて手当名を選択します。 すると、下の「必要な書類」というリストに、選択された手当に合わせた必要書類が表示されます。 その職員の手当支給要件に基づいて、必要な書類をクリックしましょう。 このとき、複数の書類を選択することが可能です。 「書類の氏名」というのは、例えば職員本人の住民票が欲しい場合は、職員本人の名前を、配偶者の所得証明書が欲しい場合は、配偶者の名前を入力してください。 備考も入力したら、「登録」ボタンをクリックします。 入力済データの訂正・削除について画面の下の方に「入力済データ」というリストがあります。入力済のデータを訂正したい場合は、そのリストからデータを選択し「訂正」・「削除」ボタンをクリックします。 依頼文書印刷 職員へ確認書類の提出を依頼する文書を印刷します。 職員番号・氏名を選択して「印刷」ボタンをクリックすると印刷プレビューが表示されます。 また、依頼文書の内容を変更したい場合は、適宜、変更箇所を自分で入力してください。  チェックリスト メニューボタンの「チェックリスト」ボタンをクリックすると、支給されている手当、事後確認に必要な書類の一覧表の印刷プレビューが表示されます。 水色のセルは、職員本人の情報、黄色は支給されている手当、黄緑は必要な書類を表示しています。 提出・未提出 依頼文書を配布し、職員から書類が提出されたら、その回収状況を登録します。 リストに、提出を依頼した書類のデータが表示されていますので、提出された書類を選択します。 下の方に、職員番号・氏名・書類のデータが表示されますので、 提出の欄を「○」にして「登録.」ボタンをクリックします。 未提出」というボタンをクリックすると、提出の欄が空欄になっているデータのみ表示します。 また「印刷」ボタンで、提出状況の印刷プレビューを表示します。 |
