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「封筒印刷?」の使い方(Ver100506)
「封筒印刷?」の主な機能は、封筒の宛名印刷をすることです。 システムを閉じないで、他のＥｘｃｅｌファイルを使いたいときはメニュー画面を隠す必要があるので、その時はこのボタンをクリックしてください。 初めに…（封筒サイズの登録について）一括導入のプリンターを使う場合、このソフトを使う前に封筒サイズをプリンターに登録させる必要があります。今までに、一括導入プリンターで封筒印刷をしたことがある場合は、既に封筒サイズが登録されていると思いますが、そうでない場合は長形40号、長形3号、角形2号それぞれのサイズをプリンターに登録しないと、エラー表示が出て印刷ができないと思います。 これはエクセルの設定ではないので、各自で設定を行う必要があります。 このソフトの公開が遅れたのも、この設定作業が結構複雑だからです。 一応、一括導入のプリンターへの設定方法も載せておきます。 ↓ 一括導入プリンター(RICOH IPSiO SP 6220 PRCS)設定方法 一括導入プリンター(FUJI XEROX FX DocuPrint3100)設定方法 初期化使用する前に入力済のデータがある場合、初期化を行いデータを消去しましょう。初期化を行う際、初期化する項目を選択することができます。 ただし、ダウンロードした直後のファイルには県内の県立高校のデータが入力されているので、そのままデータを利用したいときには初期化はしないてでください。 追加 メニュー画面にある、「追加」ボタンをクリックすると、データ追加画面が開きます。 新しくデータを追加する画面です。 画面の上の方にあるのは、入力済のデータです。 入力しようとしているデータが、すでに入力されていないか確認しましょう。 全てのデータを入力したら、「追加」ボタンをクリックしてデータを保存します。 住所１は、市町村と字まで入力してEnterを押すと、自動的に郵便番号が入力されるようになっています。 分類は、後でデータを検索するときに使うためのものです。 画面右側は、各項目が封筒のどの位置に印刷されるかを示した図です。 印刷プレビューではないので、表示がおかしくても気にする必要はないです。 訂正 一度入力した宛名のデータを訂正します。 リストから訂正したいデータを選択し、訂正した後に「訂正」ボタンをクリックします。 データを削除したいときは、データ選択後、「削除」ボタンをクリックします。 「検索」ボタンは、キーワードを設定し、キーワードを含むデータを抽出します。 入力データが多いときに活用しましょう。 また、画面上の方にある「分類」は、全部（選択しない）にすると全データを表示しますが、「高校」を選択すると分類が高校で登録されているデータのみを表示します。 これも入力データが多いときに重宝してます。 印刷 データを入力したら、いよいよ印刷を行いましょう。 画面左側に入力データが表示されています。 画面の右側は、印刷するデータになります。 印刷したいデータを左側のリストから選択し、「追加」ボタンをクリックします。 すると、右側のリストにデータが入力されるはずです。 この作業を繰り返して、印刷するデータをどんどん右側に入れましょう。 また、同じ宛先を複数印刷したい場合は、同じ宛先を印刷したい分だけ右側のリストに入れれば良いです。 「全て追加」ボタンをクリックすると、左側に表示されている宛先が全て右側のリストに入ります。 例えば、全部の高校を印刷するときは、「分類」を「高校」に設定した後、全て追加ボタンをクリックすれば良いです。 一度、右側の送付リストに入れたけど、やっぱり印刷しないというときは、送付リストからキャンセルしたいデータを選択し、「削除」ボタンをクリックします。 全部キャンセルするときは、「全て削除」ボタンをクリックしましょう。 印刷したいデータを右側へ入力した後は、「封筒サイズ」を選択して「封筒印刷」というボタンをクリックすると、印刷が開始されます。 ○○高校給与担当宛にしたい場合は？例えば、封筒に具志川高校の給与担当と印刷したい場合、具志川高校のデータが入っているのに、再度、給与担当のデータを入力するのは面倒です。こんな時は、左側のリストを選択したとき、リストの下の方にあるデータを打ち変えることで印刷できます。 リストを選択したとき、氏名１には「具志川高校」と表示されていると思いますが、氏名1を「給与担当」とし、氏名２に「具志川高校」と入力します。 そして、「敬称」を「御中」から「様」や「殿」に変えれば、わざわざ給与担当のデータを入力する必要はなくなるわけです。 |
